Gjennom generalforsamlingen utøver aksjeeierne den høyeste myndighet i BWG Homes. Styret legger til rette for at generalforsamlingen skal være en effektiv møteplass for aksjeeiere og styret.
Innkalling
Alle aksjonærer har rett til å fremlegge saker til behandling, samt å delta, uttale seg og avgi stemme på generalforsamlingen forutsatt at ervervet er innført i aksjeeierregisteret (VPS) den femte virkedagen før generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling avholdes innen 30. juni. For 2010 er generalforsamlingen fastsatt til 27. mai. Finanskalenderen offentliggjøres som børsmelding og på selskapets nettside.
Ekstraordinær generalforsamling kan innkalles av styret når som helst. BWG Homes’ revisor eller aksjonærer som representerer minst 5 prosent av aksjekapitalen, kan kreve at det innkalles til ekstraordinær generalforsamling.
Innkalling til generalforsamling skal skje skriftlig til alle aksjonærer med kjent adresse senest 21 dager før generalforsamlingen avholdes. Innkalling, saksdokumenter, forslag til vedtak, valgkomiteens begrunnede innstilling samt påmeldings- og fullmaktsskjema gjøres tilgjengelig for aksjonærene på selskapets nettside og som børsmelding senest 21 dager før generalforsamling avholdes. En aksjeeier kan likevel ved henvendelse til selskapet kreve å få tilsendt dokumenter som gjelder saker som skal behandles på generalforsamlingen. Dette er fastsatt i selskapets vedtekter. Saksdokumentene skal inneholde all nødvendig dokumentasjon slik at aksjeeierne kan ta stilling til alle saker som skal behandles.
I innkallingen angis det prosedyre for å møte med fullmektig, bruk av fullmaktsskjema, samt selskapets oppnevnte fullmektig på vegne av aksjeeierne. Fullmaktsskjemaet utformes slik at det kan stemmes over den enkelte sak som skal behandles og over den enkelte kandidat som skal velges. Innkallingen skal også opplyse om aksjeeiers rett til å sette frem forslag til vedtak i saker som generalforsamlingen skal behandle, samt den nettadresse hvor innkalling og saksdokumenter er tilgjengelig. Påmeldingsfristen utløper tidligst tre dager før generalforsamlingen avholdes.
Deltagelse
BWG Homes har vedtektsfestet at retten til å delta og stemme på generalforsamlingen bare kan utøves når ervervet er innført i aksjeeierregisteret (VPS) den femte virkedagen før generalforsamlingen. Påmelding til generalforsamling skjer skriftlig, per post, e-post eller telefaks. Aksjonærer som ikke selv kan delta, kan stemme ved bruk av fullmakt. Fullmakten knyttes til hver enkelt sak som behandles. På generalforsamlingen deltar styret, valgkomiteens leder og revisor, samt konsernsjef og finansdirektør.
Gjennomføring
Møteleder som er uavhengig av styre og ledelse, velges av generalforsamlingen. Den ordinære generalforsamling skal godkjenne årsoppgjøret og fastsette honorar til styrets medlemmer.
Generalforsamlingen velger valgkomiteens medlemmer og deretter ved særskilt valg valgkomiteens leder, samt styrets aksjonærvalgte medlemmer og deretter ved særskilt valg styrets leder og nestleder blant disse. Det stemmes over hver enkelt kandidat.
Utover dette behandler generalforsamlingen de saker som for øvrig ifølge lov eller vedtekter hører inn under generalforsamlingen. Konsernsjefen redegjør for status i selskapet. Generalforsamlingsprotokollen offentliggjøres som børsmelding og gjøres tilgjengelig på selskapets nettside.